Beim Zeitmanagement geht es um mehr als nur Life-Hacks (2023)

Zusammenfassung.

An Ratschlägen mangelt es sicherlich nicht – Bücher und Blogs, Hacks und Apps – alle wurden entwickelt, um das Zeitmanagement mit einer Vielzahl gebrauchsfertiger Tools zu verbessern. Doch die frustrierende Realität für Menschen, die ihr Zeitmanagement verbessern möchten, ist, dass Tools allein nicht funktionieren. Sie müssen Ihre Zeitmanagementfähigkeiten in drei Schlüsselbereichen entwickeln: Bewusstsein, Organisation und Anpassung. Der Autor bietet evidenzbasierte Taktiken zur Verbesserung in allen drei Bereichen.

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Projektschleicher, sich verschiebende Fristen und eine To-Do-Liste, die jeden Tag länger zu werden scheint – diese Erfahrungen kommen im Leben und bei der Arbeit nur allzu häufig vor. Da die Zeit der Neujahrsvorsätze vor uns liegt, versuchen viele Menschen mutig, Ziele zu erreichen, um „die Zeit besser zu verwalten“, „produktiver zu sein“ und „sich auf das Wesentliche zu konzentrieren“. Entwicklungsziele wie diese sind in der Tat wichtig für den beruflichen Erfolg. Suchen Sie nicht weiter als im großen MaßstabUmfragendie Zeitmanagementfähigkeiten routinemäßig zu den gefragtesten Fähigkeiten der Belegschaft zählen, gleichzeitig aber auch zu den seltensten Fähigkeiten gehören, die es zu finden gibt.

Wie werden wir also bessere Zeitmanager? An Ratschlägen mangelt es gewiss nicht – Bücher und Blogs, Hacks und Apps, die alle dazu entwickelt wurden, das Zeitmanagement mit einer Vielzahl gebrauchsfertiger Tools zu verbessern. Die frustrierendste Realität für Personen, die ihr Zeitmanagement verbessern möchten, ist jedoch, dass diese Tools, egal wie effektiv sie auch sein mögen, wahrscheinlich nicht funktionieren. Einfach ausgedrückt setzen diese Tools die grundlegenden Fähigkeiten einer Person voraus, jedoch die Fähigkeiten, die das Zeitmanagement ausmachenvorausgehendie Wirksamkeit eines Tools oder einer App. Würde zum Beispiel irgendjemand ernsthaft erwarten, dass der Kauf eines guten Messersets, hochwertiger Küchengeräte und frischer Zutaten jemanden sofort zu einem Fünf-Sterne-Koch machen würde? Sicherlich nicht. Ebenso ist es unwahrscheinlich, dass die Verwendung einer Planungs-App ohne die erforderlichen Zeitmanagementfähigkeiten zu positiven Ergebnissen beim Zeitmanagement führt.

Glücklicherweise gibt es eine Fülle davonForschungDas befasst sich mit den Fähigkeiten, die dem Zeitmanagement zugrunde liegen. Hier wird Zeitmanagement als der Entscheidungsprozess definiert, der die Zeit einer Person strukturiert, schützt und an veränderte Umweltbedingungen anpasst. Drei besondere Fähigkeiten unterscheiden den Erfolg des Zeitmanagements vom Misserfolg:

  • Bewusstsein:Denken Sie realistisch über Ihre Zeit nach und verstehen Sie, dass es sich um eine begrenzte Ressource handelt
  • Anordnung:Entwerfen und Organisieren Ihrer Ziele, Pläne, Zeitpläne und Aufgaben, um die Zeit effektiv zu nutzen
  • Anpassung:Überwachen Sie Ihre Zeitnutzung bei der Ausführung von Aktivitäten, einschließlich der Anpassung an Unterbrechungen oder sich ändernde Prioritäten

Von diesen drei Fähigkeiten ist die Organisation wahrscheinlich die bekannteste, insbesondere wenn man bedenkt, dass sich die meisten Apps und Hacks mit Terminplanung und Planung befassen. Es gibt jedoch nicht die gleiche weit verbreitete Anerkennung von Bewusstseins- und Anpassungsfähigkeiten. Dies wirft wichtige Fragen dazu auf, wie sich diese Fähigkeiten aus entwicklungspolitischer Sicht auswirken: Sind sie gleichermaßen wichtig? Sind manche für die Leute schwieriger zu meistern? Und sind einige seltener als andere?

Messung von Zeitmanagementfähigkeiten

Um diese Fragen zu beantworten, habe ich die Ergebnisse von mehr als 1.200 Personen untersucht, die an einer 30-minütigen Mikrosimulation zur objektiven Bewertung von Zeitmanagementfähigkeiten teilgenommen haben. Den Teilnehmern wurde die Rolle eines freiberuflichen Designers übertragen und sie mussten Aufgaben und Beziehungen zu Kunden und Kollegen innerhalb einer Kommunikationsplattform verwalten, die E-Mails, Sofortnachrichten, Cloud-Laufwerksdateien usw. umfasst. Zu den Problemen, mit denen sie konfrontiert waren, gehörten der Umgang mit Terminkonflikten, die Priorisierung von Kundenanforderungen und die Entscheidung, wie sie ihre Zeit nutzen (oder nicht nutzen) wollten.

Die Beweise brachten mehrere überzeugende Erkenntnisse zu Tage.

Erstens waren alle drei Fähigkeiten für die gesamte Zeitmanagementleistung gleichermaßen wichtig. Daher werden allein durch die Verbesserung der Terminplanung und Planung (zum Beispiel der Organisationsfähigkeiten) zwei Drittel der Kompetenz ignoriert, die für ein effektives Zeitmanagement erforderlich ist. Dies könnte erklären, warum es so enttäuschend ist, ein neues Tool auszuprobieren und dann das Gefühl zu haben, dass wir nie wirklich den Weg zu einem insgesamt guten Zeitmanager gefunden haben.

Zweitens hatten die Menschen am meisten mit Bewusstsein und Bewusstsein zu kämpfenAnpassungsfähigkeiten, wo die Bewertungsergebnisse im Durchschnitt 24 % niedriger waren als bei den Arrangementfähigkeiten. Diese Erkenntnisse deuten darauf hin, dass Bewusstsein und Anpassung nicht nur seltenere Fähigkeiten sind, sondern auch schwieriger auf natürliche Weise ohne direkte Interventionen zu entwickeln sind. Darüber hinaus waren Bewusstseinsfähigkeiten der Hauptfaktor dafür, wie gut Menschen das Aufschieben vermieden, und Anpassungsfähigkeiten waren der Hauptfaktor dafür, wie gut sie Aktivitäten priorisierten.

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Drittens standen die Ergebnisse im Widerspruch zu den landläufigen Mahnungen hinsichtlich der Vorzüge oder Nachteile von Multitasking. In einer Umfrage nach der Simulation wurde gefragt, wie die Befragten über Multitasking denken. Die Beweise zeigten, dass ihre Vorlieben für Multitasking (was Wissenschaftler als „Polychronizität“ bezeichnen) tatsächlich nichts mit Zeitmanagementfähigkeiten zu tun hatten. Wie gut oder schlecht Menschen ihre Zeit verwalteten, hatte nichts mit ihrer Präferenz für Multitasking zu tun. Daher ist es unwahrscheinlich, dass die große Aufmerksamkeit, die Multitasking von Anbietern von Zeitmanagement-Tricks so oft geschenkt wird, zu einem wirklichen Erfolg führen wird.

Viertens waren die Beweise glasklar dafür, dass Menschen ihre Zeitmanagementfähigkeiten überhaupt nicht korrekt einschätzen. Beispielsweise überschnitten sich weniger als 1 % der Selbsteinschätzungen der Menschen mit ihren objektiven Fähigkeitswerten. Darüber hinaus machten Selbsteinschätzungen nur etwa 2 % der Unterschiede in den tatsächlichen Zeitmanagementfähigkeiten aus. Diese Ergebnisse spiegeln frühere Arbeiten zum Mangel an Menschen widergenaues Selbstbewusstseinüber ihre Kompetenzen und wie diese Veränderungen behindern undEntwicklung von Führungsqualitäten.

So verbessern Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten

Wie können sich Menschen also am besten darauf vorbereiten, ein besserer Zeitmanager zu werden? Um dies zu tun, muss man es zunächst herausfindenWozu konzentrieren. Die einzige wirkliche Möglichkeit, diese Frage zu beantworten, besteht darin, sich eingehender mit Ihrem aktuellen Kenntnisstand zu befassen. Sie können drei Schritte unternehmen, um Ihre Verbesserungsbemühungen voranzutreiben.

Bauen Sie ein genaues Selbstbewusstsein Ihrer Zeitmanagementfähigkeiten auf.

Dies kann durch objektive Beurteilungen wie a erreicht werdenMikrosimulation, Feedback von anderen wie Kollegen oder Vorgesetzten einholen oder ein Unternehmen gründenGrundlinievon Verhaltensweisen, anhand derer Verbesserungen gemessen werden können.

Erkennen Sie, dass Vorlieben wichtig sind, aber nicht, wie Sie denken.

Sich der eigenen Präferenzen oder der eigenen Persönlichkeit im Zusammenhang mit Zeitmanagement, wie Multitasking oder proaktivem Handeln, bewusst zu sein, kann das Verständnis dafür vertiefen, wo man Schwierigkeiten haben könnte, wenn seine Veränderungsbemühungen gegen bestehende Gewohnheiten verstoßen. Denken Sie jedoch daran, dass Fähigkeiten und nicht Persönlichkeit die am besten formbaren persönlichen Eigenschaften sind und den größten ROI für Bemühungen zur Selbstverbesserung liefern.

Identifizieren und priorisieren Sie die Fähigkeiten, die Sie verbessern müssen.

Auch wenn dies offensichtlich klingt, besteht der entscheidende Punkt hier darin, eine Selbstverbesserung zu vermeiden, die „einen Zentimeter tief, aber eine Meile breit“ ist und bei der die Bemühungen zu dünn auf zu viele Bedürfnisse verteilt werden. Es ist am besten, der Entwicklung Ihrer Fähigkeiten Priorität einzuräumen, indem Sie sich zuerst auf den dringendsten Fähigkeitsbedarf konzentrieren und dann mit dem nächsten fortfahren.

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Es gibt eine Reihe evidenzbasierter Taktiken zur Verbesserung der Zeitmanagementfähigkeiten. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele. Auch hier ist es wichtig zu verstehen, dass Taktiken dazu dienen, Ihre grundlegenden Fähigkeiten zu entwickeln, die letztendlich Ihr Zeitmanagement verbessern. Die bloße Umsetzung dieser Taktiken ist nicht das Endziel.

Bewusstseinsfähigkeiten entwickeln.

Effektivität unterscheidet sich von Effizienz. Bei Effektivität geht es darum, Dinge gut zu erledigen, und bei Effizienz geht es darum, Dinge schnell zu erledigen. Beides ist kritisch. Das Streben nach Effizienz um seiner selbst willen ist kontraproduktiv.

  • Finden Sie Ihre Höchstleistungszeit.Teilen Sie Ihren typischen Tag in drei bis vier Zeitfenster auf und ordnen Sie diese Zeitfenster im Laufe einer Woche von der produktivsten zur am wenigsten produktiven Zeit (am produktivsten ist Spitzenleistung).
  • Behandeln Sie Ihre Zeit wie Geld.Erstellen Sie ein Zeitbudget, das detailliert beschreibt, wie Sie Ihre Stunden während einer typischen Woche verbringen. Kategorisieren Sie die Zeit in festgelegte Zeit („Must-Dos“) und Ermessenszeit („Will-Dos“).
  • Versuchen Sie es mit der Zeiteinteilung.Notieren Sie, wie viel Zeit Sie mit Aufgaben mit sehr klaren Fristen verbracht haben, und nicht, wie viel Zeit Ihnen noch bleibt.
  • Bewerten Sie, wie realistisch Sie die Zeit einschätzen.Bewerten Sie nach Abschluss eines Projekts, wie lange es Ihrer Meinung nach dauern würde und wie lange es tatsächlich gedauert hat.
  • Nehmen Sie eine „Zukunftsperspektive“ ein.Denken Sie darüber nach, wie die Aufgaben, die Sie gerade erledigen, Ihnen in Zukunft helfen oder schaden werden (wie wirken sich beispielsweise die heutigen Projektaufgaben auf die Aufgaben der nächsten Woche aus?).
  • Vermeiden Sie den „Irrtum der versunkenen Kosten“.Wenn Sie glauben, dass Sie möglicherweise zu viel Zeit mit einer Aktivität verbringen, treten Sie einen Schritt zurück und bewerten Sie deren Bedeutung (z. B. „Wie wertvoll ist das Ergebnis? Wer wird davon betroffen sein, wenn es abgeschlossen ist oder nicht? Und so weiter“).

Entwicklung von Arrangementfähigkeiten.

Unbekannte, aber wichtige Aufgaben haben oft steilere Lernkurven und unvorhersehbarere Zeitanforderungen. EntwicklungAnordnungBei Skills geht es nicht darum, Ihre Arbeit so zu organisieren, dass Sie Ihr Leben besser kontrollieren können – es geht darum, die Kontrolle über Ihr Leben zu übernehmen und dann Ihre Arbeit danach zu strukturieren.

  • Priorisieren Sie Aktivitäten und Verpflichtungen.Es reicht nicht aus, nur Ihre Aufgaben, To-Do-Listen und Besprechungen aufzulisten.
  • Vermeiden Sie den „bloßen Dringlichkeitseffekt“.Dringlichkeit und Wichtigkeit sind verwandte, aber unterschiedliche Konzepte: Dringende Aufgaben erfordern sofortiges Handeln, während wichtige Aufgaben bedeutendere und langfristigere Konsequenzen haben. Aufgaben, die sindbeideDringende und wichtige Dinge sollten zuerst erledigt werden.
  • Verwenden Sie eine Kalender-App.Erfassen Sie Fälligkeitstermine für Aufgaben und Termine – und tun Sie dies sofort, wenn sie geplant oder angefordert werden. Beschriften oder farbcodieren Sie Einträge (z. B. Arbeit, Schule, Leben usw.).
  • Planen Sie eine geschützte Zeit.Vereinbaren Sie Kalendertermine mit sich selbst, um sicherzustellen, dass Sie ungestört Zeit für Ihre wichtigsten Projekte haben.
  • Reduzieren Sie Unterschätzungsfehler.Bitten Sie bei der Planung eine neutrale Partei um Rückmeldung zu Ihrem prognostizierten Zeitbedarf.
  • Versuchen Sie es mit Toren halber Größe.Wenn Sie Schwierigkeiten haben, ein Ziel zu erreichen, das Ihnen zu anspruchsvoll erscheint, setzen Sie sich eine weniger schwierige Version des Ziels.

Anpassungsfähigkeiten entwickeln.

Diese Fähigkeiten werden in Situationen getestet und entwickelt, die natürlicherweise mit hohem Druck und manchmal sogar mit Krisen einhergehen. Die Herausforderung besteht darin, mit solchen Situationen umzugehen, ohne verärgert, ängstlich oder abgelenkt zu werden.

  • Versuchen Sie es mit dem „Habit Stacking“.Binden Sie Ihr Zeitmanagementverhalten an Gewohnheiten, die Sie bereits an den Tag legen (z. B. verfolgen Sie jeden Abend den täglichen Fortschritt, wenn Sie sich zum Abendessen hinsetzen).
  • Benutzen Sie kurze Kraftanstrengungen.Wenn Aufgaben überwältigend erscheinen, geben Sie sich in Abständen von 15 bis 30 Minuten maximale Mühe, um ein Aufschieben zu vermeiden.
  • Experimentieren Sie mit Zeiterfassungs- oder Checklisten-Apps.Denken Sie daran, dass der Nutzen bei der Verwendung dieser Tools die Kosten übersteigen muss. Der Gewinn sollte die mit der Nutzung der App verbrachte Zeit überwiegen.
  • Seien Sie kein „Erinnerungsgeizhals“.Erinnerungen sollten detaillierte Erklärungen oder Beschreibungen enthalten und nicht ein oder zwei Wörter, die die Wichtigkeit der Aufgabe, die erwartete Qualität usw. nicht beschreiben.
  • Erstellen Sie Notfallpläne.Denken Sie an Best-Case-/Worst-Case-Szenarien, wenn Sie mögliche Ergebnisse Ihrer Pläne skizzieren.
  • Versuchen Sie, Zeitverschwender zu reduzieren.Richten Sie Zeitfenster ein, in denen Sie nicht stören möchten, und blockieren Sie Social-Media-Websites während kritischer Arbeitszeiten.

Warum bleibt die Verbesserung des Zeitmanagements in dieser Zeit der persönlichen Selbstbeobachtung für so viele von uns ein so hartnäckiges, beständiges Ziel? Die Ironie besteht darin, dass wir ein besserer Zeitmanager für unsere eigenen Bemühungen zur Verbesserung des Zeitmanagements werden müssen – um unseren Entwicklungsbemühungen Priorität einzuräumen. Dieser Weg beginnt damit, dass wir uns von den verlockenden Schnelllösungen abwenden und stattdessen unsere grundlegenden Zeitmanagementfähigkeiten bewerten und ausbauen, bevor ein weiterer Neujahrsvorsatz seine Auflösung erreicht.

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1. 09 Productivity Hacks for a Successful 2023
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2. Stop Wasting Your Time - Become a Productivity Master | David Allen
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3. How to gain control of your free time | Laura Vanderkam
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4. Heal Chaos and Overwhelm: DECLUTTER Every Part of Your Life | Tracy McCubbin
(Next Level Soul Podcast)
5. Vermeide diese Fehler mit To Do Listen | Zeitmanagement Tipps und Tricks | Besseres Zeitmanagement
(Andreas Müller)
6. Achieving Your Material and Spiritual Goals | Brother Chidananda
(Self-Realization Fellowship)

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Author: Margart Wisoky

Last Updated: 07/10/2023

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Name: Margart Wisoky

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